Si nos remontamos a la clásica pregunta al tío Google y a la tía Wikipedia, que todo lo saben, la “digitalización” es el proceso por el cual, procesos analógicos y objetos físicos se convierten al formato digital. Es decir, que todo lo que hacemos en Seguridad en papel que, por cierto, somo los reyes de los registros, se pasa a un formato digital. Así de simple. Si me siento a pasar todo lo que tengo registrado en las bitácoras de casetas o porterías a un formato digital, estoy digitalizando.
Ahora bien, aparece también el concepto de “transformación digital” que puede ser considerada como la fase de la adopción de las tecnologías digitales, junto con la mejora de la capacidad de uso de aplicaciones y plataformas. Significa que, si en los procesos de seguridad adapto plataformas informáticas para la gestión de mis procesos, entonces estoy ya, en la etapa de transformación digital.
Ambos conceptos son muy válidos y muy bienvenidos si queremos mejorar los procesos de Seguridad
La decisión de transformar los procesos de seguridad a lo digital, tiene un sin número de ventajas y oportunidades de todo tipo, ya los veremos mas adelante, pero lo que hoy es importante que nos demos cuenta que realmente podemos hacer las cosas mejor.
Para entender mejor la diferencia de papel y digital, les pongo el ejemplo de la caseta o portería (que la mayoría entiende el proceso). Un guardia registra en papel, como debe de ser todas las personas y vehículos que entran y salen. ¿Dónde queda esa información? La respuesta es… ahí mismo! ¿Quién usa esa información? ¡Nadie! ¿Cómo sacas una estadística de los ingresos? o ¿Cómo buscas un dato en los registros que se hicieron en este año? Fíjate que solo te nombro un proceso de seguridad. ¿Te imaginas tener todo en una plataforma? Que la información no permanezca en la caseta (por seguridad de datos) pero que tenga acceso quien deba de tener la información procesada, KPIs, gráficos, estadísticas, etc.
Entender y darse cuenta que no estamos bien, o que podemos hacer las cosas mejor es un gran paso, que parece sencillo, pero no lo es. Después de transitar en mi vida profesional, por varios rubros de la seguridad privada llego a varias conclusiones
1. Los profesionales de seguridad son en su gran mayoría análogos
Muchos colegas venimos del área militar o policial y por cierto, sabemos que los formatos o formularios en papel sobran, y si nos remontamos a la historia, se vienen haciendo de esa forma. Entonces culturalmente es difícil cambiar esa situación. Por otro lado, cuando nos hacemos cargo de un puesto de trabajo, lo primero que pedimos es la carpeta de los procedimientos y los registros en papel. Es un hecho.
La edad también influye, mucho, y es algo lógico. Un responsable de seguridad que nació en la década de los 80 o 90´s, su adolescencia ya fue inmerso en un teléfono celular, play station y computadora, lo que le da gran facilidad en el manejo del lenguaje informático.
2. Las operaciones absorben todo su camino
Si hay algo que absorbe tiempo, atención y dedicación, son las operaciones de seguridad. Es una muy linda actividad, pero nuestros servicios son 24/7 los 365 días del año. Esto significa que no hay tiempo para dedicarse a cosas que no conocemos.
3. Se ve el árbol, pero no el bosque
Por lo que comento en el punto anterior, estamos concentrados en lo que pasa y en “la chiquita” (no me refiero a la novia), me refiero que apagar incendios es una actividad que nos demanda atención y mucho de esas cosas que pasan no son relevantes. Si lográramos levantar la cabeza, o mejor aún, ponerla en la punta de un palo y ver qué es lo que viene, o que hay mas allá de las operaciones, lograríamos ver una gran posibilidad de hacer prevención, ahorrar tiempo, dinero, papeles y todo funcionaría en forma “aceitada”
4. Siempre lo hicimos así (si esta funcionando ni le muevas)
Aprender un nuevo lenguaje, metodología, sistema de trabajo, puede dar un poco de miedo. Todos tememos a lo que no conocemos, es una condición humana, pero, culturalmente hablando, veo como colegas que están con los ojos cerrados y no se permiten encontrar nuevas formas de hacer el trabajo. No logran ver que existe un modelo ya probado de gestión, mas fácil, automatizado, asegurando el cumplimiento de procesos y ofreciendo una información super valiosa para la toma de decisiones.
"La transformación digital es el camino, si tu no digitalizas, alguien lo hará por ti."