¿GRUPO DE WHATSAPP PARA NOVEDADES? 4 Razones para no tener este grupo

Si tienes un grupo de WhatsApp con tus supervisores para recibir las novedades, este blog te interesa

¿Recuerdas como era antes de la llegada de los grupos WhatsApp?

Se escribían las novedades en papel, en una bitácora de novedades o en un libro destinado para ello, y si era de importancia mandábamos un SMS a la persona que debía saber y si era más importante aún, se hacía la llamada de teléfono.

Lo que sí recuerdo, que era imposible tener todas las novedades de seguridad de una empresa en un solo lugar, al no ser que se contara con un centro de monitoreo y de una persona que registraba todo lo que pasaba.

¿Pero qué creen? Llegó el Bendito WhatsApp y sus grupos

Ahí, corrimos todos a hacer grupos con los supervisores, con los de mantenimiento, con los de seguridad de cada unidad de negocio, todos felices, compartiendo información en un solo lugar e informando a todos los integrantes. ¡Había llegado la solución! Una solución que todos usamos para todo, compartimos fotos, documentos, audios, agregamos y quitamos personas del grupo y todo lo necesario para una buena comunicación.

Lo que nos olvidamos, es que eso que resulta tan bueno para los grupos de vecinos, de colegas de seguridad y con los de la secundaria, no lo es para los servicios de seguridad. Aquí les dejo 5 (cinco) razones para no usar los grupos de WhatsApp para comunicar las novedades. Toda similitud con la realidad es coincidencia…

Mucha información que se pierde

Claro, hacemos el grupo con todos los supervisores y lo primero que hacemos es ponerlo en silencio porque nos molesta que lleguen novedades a cada rato. Convengamos que los supervisores, muchas veces, creen que su función principal es “pasar novedades en WhatsApp” y creen que al haber enviado un mensaje ya está todo solucionado, no gestionan esa novedad  y cuando le preguntamos si se solucionó lo que ocasionó esa novedad, levantan las manos y dicen “yo mandé un WhatsApp” como si eso soluciona la vida.

Si tienes un grupo de WhatsApp que se llame novedades y están tus supervisores, ¿cuantos mensajes diarios recibes?. ¿Qué persona tiene la capacidad de retener, gestionar toda esa información? No existe. De hecho, lo que pasó la semana pasada quedó en el WhatsApp, ya sea porque siguió de largo en el tiempo sin que la veamos o porque nos olvidamos de lo que pasó. La información que perdemos es incalculable. Se hace imposible determinar un histórico por unidad de negocio y mucho menos cuáles fueron las incidencias que fueron atendidas y cuáles no.

Información confidencial compartida

Qué afortunados son, aquellos responsables de seguridad que confían ciegamente en sus supervisores. Y así debe de ser, pero en realidad, todos ellos reciben toda la información de incidencias de todos los clientes o de las unidades de negocio, aunque sean netamente confidenciales.

Toma el celular, ve al grupo de novedades y fíjate solo en los archivos, enlaces y documentos compartidos. Verás que realmente es confidencial

¡Cuidado! No estoy diciendo que se la roben, pero un supervisor que sea dado de baja de la compañía, en su celular o el de la empresa, tiene TODA la información sensible, ya sea para usarla maliciosamente por él mismo o por algún integrante de su familia. El manejo de la información confidencial debe de ser muy cuidadosa y hoy en día es fácilmente compartida.

Robo de información

Imagina que uno de los supervisores, pierde su celular, o simplemente se lo roban. No me lo quiero imaginar, a los amigos de lo ajeno, ingresar al grupo de WhatsApp de novedades y encontrar toda la información con vulnerabilidades de la compañía.

El deber ser es enviar la información y eliminarla luego de enviar, pero te invito a que le pidas el celular al supervisor que tengas más cerca y seguramente tiene la información almacenada desde hace mucho tiempo.

La información no se Gestiona

Hagamos un ejercicio, vamos a suponer que trabajas en una empresa de logística o retail y deseas saber cuanta mercadería con caja o envase roto hay por cada unidad de negocio en el mes anterior. O te doy otro ejemplo, cuantas novedades que estaban relacionadas con mantenimiento fueron comunicadas a esa área y cuantas de ellas fueron atendidas.

Esa información seguramente no la tienes y debes sentarte a contar pasando pantallas con tu dedo índice en el WhatsApp en tu celular.

No se sabe cuantas novedades o incidencias sucedieron por unidad de negocio, por rubro (mantenimiento, operaciones, vigilancia, recursos humanos, etc.), o cuanta ocurrieron en la última semana, por mes, por año. Tampoco sabes cuantas novedades fueron gestionadas o no. O sea, tienes mucha información, pero no sabes nada.

Conclusión

Sé que estás pensando que hay mucha información que la tienes en la mano, que no la gestionas. Depende de qué responsable de seguridad eres. Si eres del que solo apaga incendios, eso está bien. Estás sabiendo qué cosas pasan para atenderlas, eso para ti, es suficiente.

Pero si eres un buen responsable de seguridad, tener la información en WhatsApp sirve solo en un 10 %, nada más. Lo importante es gestionar esa información

Contrata una app para novedades, con direccionamiento en automático a las personas que le interesa, que no queda información en los celulares, que puedes listarlos en tu Computadora con el filtro que desees y que tengas gráficos y estadísticas de todo lo que pasa.

Tú eliges qué clase de responsable de seguridad eres.