Una simple y buena razón para digitalizar los procesos de seguridad, es “porque dicen que hay que hacerlo”… Una de las frases mas reconocidas al respecto es “digitalizar o morir en el intento”, y puede ser que sea así, pero echemos un vistazo a nuestro alrededor. Todas las áreas de las compañías están en ese proceso, si es que ya no lo hicieron. Las operaciones, transporte, ventas, marketing y lógicamente las comunicaciones. ¿Qué te hace pensar que SEGURIDAD debe quedar fuera de eso? ¿O piensas que los directores (de la empresa o clientes), no están acostumbrados a eso? Claro que si!
Si queremos que nos consideren como un área productiva de la empresa, debemos ser parte de este mundo de la digitalización de procesos de Seguridad
El Covid 19 nos ha dado un empujón importante para digitalizar, fue necesario no solo proveer de equipamiento a los colaboradores, sino plataformas para que lo puedan hacer desde casa. Las compras “on line” se despegaron, elegimos qué comer según sugerencias de una aplicación. No necesitamos ir mas a reuniones, lo hacemos en cualquier plataforma, mas rápido, mas práctico y menos personalizado, por cierto.
Primero debemos saber qué es “digitalizar” para entender las razones para hacerlo. Para Wikipedia, la digitalización en el ámbito empresarial significa: ” La digitalización se asocia con la transformación digital de los negocios, entendida como habilitar, mejorar, o evolucionar, las funciones empresariales, operaciones comerciales, modelos de gestión de clientes, y/o procesos de comunicación, aprovechando las tecnologías digitales.”
En base a la experiencia en el área de Seguridad, puedo afirmar que no hay nivel dentro de una organización, procesos, formatos, controles que no se puedan digitalizar.
Esperando que sean de gran utilidad, les dejo 5 razones para digitalizar los procesos de seguridad
1. AJUSTARSE A LOS PROCESOS
Una de las funciones del área de Seguridad dentro de las organizaciones, es que los colaboradores se ajusten a los procesos definidos por la compañía en las políticas de seguridad. Ahora bien, ¿qué pasa cuando el área de seguridad no tiene definido sus propios procesos? Esto traería como resultado la falta de organización, descontrol y falta de responsabilidad.
Por esa razón cuando me solicitan ayuda para digitalizar un proceso, lo primero que hago es pedir ese proceso, pues ninguna herramienta informática debe alterar o modificar el proceso de una compañía.
En el mejor de los casos, es que toda la compañía se ajuste a un proceso digitalizado y más aún, la unidad de Seguridad. Procesos como el control de entrada y salida de personas y vehículos, registro de incidentes, inventarios de equipamientos, registro de actividades etc etc deben de ser digitalizados por una importante razón, “no permitir errores voluntarios ni involuntarios en los controles”.
2. EVIDENCIAR y PARAMETRIZAR
Evidenciar es el “master” de las razones para digitalizar. Siempre… siempre en las unidades de seguridad nos cansamos de pedirle a todo nuestro equipo que debe de “evidenciar” todo lo que pasa. Sobre nuestros hombros recae la responsabilidad de registrar todos los controles y sucesos relacionados con nuestra área.
Nuestros directores y/o clientes, ya no deben de “sentir” que le damos un buen servicio, sino que debemos demostrarlo; y eso se hace con su idioma, no con el nuestro de seguridad. Debemos habar de datos fríos, estadísticas, gráficas y porque no, en el lenguaje universal… “el $”
Debemos pensar en una forma rápida, sencilla y práctica de almacenar toda la información de los procesos en un solo lugar. Hoy en día con la ayuda de la tecnología, hay softwares de bases de datos, programas en la nube gratuitos y porque no, planillas on line. Ya no hay excusas para digitalizar toda la información que necesitamos almacenar.
3. MEJOR EXPERIENCIA DE USUARIOS (toma de decisiones)
En el mundo de la globalización, de la comunicación móvil y de las aplicaciones, ya no hay excusa para que los usuarios finales, hagan las cosas mecanizadas, prácticas y rápidas.
Por supuesto que los usuarios mejoran su trabajo, utilizando la experiencia de los desarrolladores de las aplicaciones y plataformas, por una sencilla razón, el desarrollador lo hizo con las mejores prácticas y ya ha cometido errores. ¿Porque debemos inventar la rueda?
Desde controlar las rondas, registrar personas y vehículos, pases de salida, lost&Found, todo… absolutamente todo es mejor, cuando los procesos están digitalizados. De esa forma, nos aseguramos que sean las personas adecuadas las que acceden a ese proceso y garantizamos la contraposición de intereses, tan importante para seguridad.
Ni que hablar…. ¡¡Sacarse todos los papeles de encima!! (formularios, reportes, libretas, planillas, libros de bitácoras, etc, etc)
4. EMPODERAMIENTO DE LA SEGURIDAD
¿Cuántas veces nos quejamos que la unidad de seguridad está abandonada? Que no hay inversión para Seguridad, que se olvidan de nosotros. Ésta, mis amigos, es la brillante oportunidad de lucirnos y lucir nuestra gestión de Seguridad. Imaginen un mundo, donde Seguridad aporte información valiosa a las diferentes áreas de la empresa, Compras (entrada, salida y control de proveedores) Capacitación (registro de capacitaciones, entrevistas de seguridad, accesos libres de covid), Operaciones (registro de actividades relacionadas con la operación), Medio ambiente, etc.
Debemos salir del área de confort generada con los controles típicos de control de rondas, bitácoras manuales, uniforme del guardia, procedimientos, etc. Debemos, junto a la mano de la digitalización, ser parte del proyecto de la empresa, dando valor agregado.
5. MEJOR GESTION DE RIESGOS
Poco mas se puede decir con este punto, nuestro objetivo, nuestra razón de ser. Es lógico pensar que tenemos un control de todo lo que sucede, los procesos se cumplen, los incidentes se atienden, los sistemas de seguridad de controlan y se mantienen, se controlan las personas, bienes y vehículos que entran y salen de las instalaciones, se cumplen con los protocolos, y muchas otras actividades, estaremos reduciendo la posibilidad de ocurrencia, realizando prevención y protección de las personas, bienes y valores de la empresa.