Existen organizaciones, empresas, que se encuentran estancadas en los procesos diarios, que es tanta la actividad de operaciones que no se dan el lujo de levantar la cabeza para preguntarse cómo vamos, o qué podemos mejorar.
Hoy, estaba presentando mi plataforma a un colega, y me pregunto, si tienen tantas ventajas costo-beneficiosas la digitalización, porque es que no las empresas siguen con su papel y lápiz. Le contesté que generalmente los empresarios de Seguridad no saben que necesitan tecnificar sus procesos, sus relaciones con sus colaboradores y sobre todo con el cliente.
Ya escribí un blog de los 5 principales miedos de digitalizar, https://www.vea-secusoft.com/post/los-5-monstuos-que-te-paralizan-para-avanzar-con-la-digitalizacion-de-seguridad , pero en esta oportunidad escribiré de los 5 síntomas que te indica que debes de tomar la decisión de avanzar con este tema.
Podríamos nombrar muchas mas razónes, pero en mi experiencia, estas son las más destacadas
1. La sensación de que no se está haciendo todo como debe de ser.
Ésta la expongo en primer lugar, porque cuando tuve mi propia empresa de seguridad o fui director de seguridad, la sensación de ir a dormir, pensando que no tenía el control, me sacaba el sueño. No sabia si mis supervisores estaban yendo a ver los clientes, si se hacían o no el control de rondas, si existe un incidente, el cliente lo sabe antes que yo. Existe la sensación de que las incidencias diarias comunicadas por WP se quedan en el olvido, que no llegan a su destino o simplemente nos son atendidas. Un coordinador, gerente, con 20 minutos diarias en una plataforma de Gestión de operaciones, equivale a 4 horas en el campo.
2. No existe la comunicación con el cliente que nos gustaría tener
¿Realmente enviamos reportes semanales, quincenales o mensuales al cliente?, cuando existe un incidente de seguridad, ¿El cliente lo sabe antes que nosotros? Existen muchas preguntas como estas, pero lo cierto es que no existe un vínculo entre la empresa de seguridad (o seguridad interna) y nuestro cliente. Si el cliente nota ausencia de comunicación, lo asocia con falta de apoyo por parte del proveedor y se le hará muy fácil tomar la decisión de cambiar de empresa, porque “no hacen nada”, cuando la realidad, es que SI, sí lo hace, pero no lo informa. “No solo hay que serlo, sino que parecerlo”
3. Perdemos mucho tiempo haciendo reportes, gráficos y presentaciones
Muchos líderes de seguridad, muy aplicados ellos, me muestran reportes ejecutivos de altísima calidad, y les pregunto cómo los hace, me responden a mano. Lógicamente que les lleva mucho tiempo. Y esto, en el mejor de los casos. Muchos gerentes ni siquiera hacen reportes porque literalmente, no les da el tiempo.
4. Estamos inmerso en un sinnúmero de papeles que nunca consultamos
Un archivo de documentos de seguridad, es archivo muerto. Nadie lo consulta, porque saben que es imposible encontrar datos entre muchos papeles. Si queremos saber cuantas veces entró un proveedor a la empresa, bastaría con apretar un par de botones en la plataforma, pero la realidad que llevaría mucho tiempo tener esa información.
En una caseta de una empresa, llegué a contar 23 folders (carpetas papel), una para cada tipo de ingreso. No solo se amontona riesgosamente papel, se expone la información de la empresa, sino que el guardia debe tener el “arte” de saber en qué carpeta registrar un ingreso.
5. No tenemos información para tomar decisiones o para hacer informes
Este es evidente, y no necesita mas explicación. Si no tenemos información concentrada que nos permita tener gráficos, listas filtradas, estadísticas, etc, no podemos tomar decisiones. Y si las que tomo no son correctas, seguramente, alguien tomará decisiones por mi.
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