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10 Diferencias entre Bitácora Papel y Digital

Evidentemente, a simple vista no tienen nada que ver. En su esencia y objetivo, es para lo mismo, Se registran personas y vehículos, se sabe quien entra y a qué hora, claro, si es que lo registran bien y con letra legible.

Convengamos que la caseta, portería, accesos o como lo quieras llamar, es vital para la seguridad. Si lo que nos interesa proteger son las personas, los bienes, valores e información, existe un gran porcentaje de posibilidad que la fuga se haga por la caseta. Si quieres mejorar la seguridad, mejora los procesos de la caseta… es un hecho



Aquí les dejo 10 diferencias o ventajas del uso de una plataforma digital sobre el papel


1. Claridad de la información.

No queda duda que un registro hecho digital, impreso o en pantalla, es mucho mas legible. Hoy en día existen varias personas en una misma caseta que registran, con tipos de letras diferentes, muchas veces no se entiende, y lo peor de todo, que los guardias saben perfectamente que nadie ve ese documento, nadie lo consulta, por esa razón no existe la preocupación por hacerlo en forma legible. Prevalece la velocidad que la eficiencia.


2. Filtrar información.

Imagina que se necesita saber cuantas veces entró cierto proveedor durante el año pasado. ¿Cuánto tiempo te lleva buscar esa información? Es más, HOY nadie solicita información de este tipo a caseta, porque saben que esos registros no existen y si existen, es casi imposible obtenerlos rápidamente. En formato digital, basta presionar un par de botones, para obtener la información que se requiere.


3. Gráficas de resultados, quien está adentro.

Una de las principales ventajas de la digitalización es contar con información en el momento. Así de sencillo. Algo tan fundamenta e importante como el real objetivo de obtener información, no se cumple con la bitácora en papel. Si se hace en forma digital, no solo se pueden hacer búsquedas rápidas por proveedores, fechas, destinos, quien autoriza, a que área va, etc., sino que podemos graficar los accesos, y tener idea cuanta gente entra por día en la semana, o cuantos proveedores, cuantas visitas, etc, etc. Y por supuesto, podemos demostrar cómo estamos trabajando.



4. Posibilidad de enviar invitaciones.

Esta función es una de las que mas me gusta. Para ahorrar tiempo de registro, para responsabilizar al que invita de la autorización y sobre todo para demostrar organización.


5. Identificación de visitantes y proveedores.

Evidentemente el guardia que registra en bitácora de papel puede identificar a la persona ya sea por que “la conoce” (no debería ser asi) o porque pide la identificación, pero siempre estamos confiando en el guardia. Con la bitácora digital, permite identificar por NFC, Código QR e incluso, algunas por reconocimiento facial.

6. Registros fotográficos.

La tecnología nos permite usar las herramientas de los celulares y las tablets, logrando captar imágenes en el registro, para complementar lo que se registra o simplemente para tomarlo como un dato validado, como por ejemplo número de placa, Número de contenedor, una identificación, etc


7. Reportes diarios.

Cerrar el dia, informando cuantas personas entraron y salieron, y lo mejor, saber cuantas personas están aun en la empresa o si queda alguien por salir. Nos aseguramos que nadie quede cuando se cierran las instalaciones. Seguridad laboral, sería muy feliz si le dijéramos cuanta genta hay por sector, cuantos invitados, visitantes, etc, para que lo tengan en cuenta en sus planes.


8. Posibilidad de cumplir normas (CTPAT)

Existen empresas que cumplen determinadas normas, ISOs, o certificaciones que pueden ser adaptadas por la tecnología, y es por eso que el cumplimiento de las mismas queda registrado como debe de ser, incluso se pueden exportar reportes de cada registro en formato que se requiera, como por ejemplo el CTPAT



9. Seguridad de datos

A pesar que es uno de los principales temores, nada mas seguro que enviar los registros a una nube. Mucho más seguir que la información de quien entró, a que hora y a donde fue, quede en la caseta por meses. Un empleado descontento, un amigo de lo ajeno, puede llevarse las bitácoras de acceso sin ninguna dificultad con la información que contiene y los riesgos que conlleva. Los registros en celulares o tablets, son enviados y desaparecen los registros, lo que lo hace mucho mas seguro que la bitácora digital.


10. Reportes en el momento.

Imagina que recibimos una visita, y al registrar que esa persona va a RRHH, puede salir un reporte en el momento al visitado, informado que esa persona está llegando. O simplemente los registros especiales, de personas o vehículos que deben de ser comunicados cuando lleguen a determinada persona.



¿Porque se usa el papel aun?

A veces me pregunto porque aún no están digitalizados los accesos, pudiendo hoy hacerlo sin gastar un solo peso. Desidia? Dejadez? Ignorancia? Miedo al cambio? No lo sabemos a ciencia cierta, el hecho es que estamos haciendo el trabajo por la mitad, cuando podría hacerse diferente y sobre todo eficiente.

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